Guarda de Documentos

Documentos em boas mãos: Garantindo acessibilidade, controle e conformidade

O serviço de guarda de documentos proporciona muitos benefícios às empresas, entre eles podemos citar:

Acesso fácil a informação

Com o serviço de guarda documental, os documentos são organizados e indexados de forma eficiente, tornando a recuperação rápida e precisa quando necessário.

Redução de

Custos

Eliminando a necessidade de espaço de armazenamento, a guarda documental reduz custos de gerenciamento, manutenção e operacionais.

Otimização de Espaços Físico

A guarda de documentos físicos ocupa muito espaço na empresa. Ao optar por um serviço de guarda terceirizada, a empresa libera um espaço valioso para outros fins.

Segurança e Integridade

Empresas de guarda de documentos oferecem instalações seguras e rigorosamente adequadas para preservar a integridade dos documentos.

Conformidade Legal

Com o serviço de guarda de documentos os prazos dos documentos são assegurados em conformidade com a legislação, reduzindo riscos e evitando penalidades

(Lei Nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, Lei 13.709 de 14 de agosto de 2018, Lei, Lei 10.278 de 18 de março de 2020).

Eficiência Operacional

A terceirização da guarda de documentos permite que a equipe da empresa se concentre em tarefas produtivas, em vez de lidar com a organização e manutenção de arquivos físicos.

Passo a passo de serviço de Guarda Documental:

01

Avaliação

Avaliação inicial

A avaliação inicial consiste em entender as necessidades do cliente, o volume documental, tipos de documentos, requisitos legais e de conformidade.

Coleta de Documentos

A coleta dos documentos a serem armazenados poderá ser realizada através do serviço de transporte seguro ou mesmo, com a entrega direta por parte do cliente.

02

Coleta

03

Indexação

Indexação e Classificação

No serviço de guarda documental, toda a documentação é catalogada e indexada, facilitando a recuperação rápida e segura da informação.

Armazenamento Seguro

Com um armazenamento seguro, o serviço de guarda documental garante proteção contra deterioração, pragas, danos, perda e acesso não autorizado, assegurando a preservação da integridade dos documentos a longo prazo.

04

Armazenamento

05

Recuperação

Recuperação de Informações

A recuperação da informação é vital na guarda documental, pois garante que as empresas possam acessar documentos quando necessário, de maneira eficiente e segura, o que aumenta a produtividade, a conformidade e a eficácia na gestão de documentos.

Descarte Seguro (Opcional)

Seguindo as diretrizes do Conarq (Conselho Nacional de Arquivos) e aplicando a temporalidade apropriada para cada tipo documental, é possível realizar o descarte de documentos de acordo com as regras estabelecidas pela legislação.

06

Descarte

Organização de Documentos

Esse serviço visa administrar a massa documental gerada nas organizações de maneira sistemática levando em conta a estruturação de cada empresa, suas funções e como cada documento é gerado.

Nosso serviço de Organização de Documentos consiste em uma avaliação prévia em todos os setores da organização para posteriormente, definirmos, junto aos responsáveis, o melhor método de arquivamento a ser utilizado, sendo este o primeiro passo para uma Gestão Documental eficaz.

Transforme documentos em eficiência organizacional com nossos serviços de Guarda e Gestão Documental

Equipe treinada | Estrutura adequada | Ambiente monitorado

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Documentec

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